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Vorbereitung der HV (3'26)

Prof. Dr. Ulrich Noack & Prof. Dr. Dirk Zetzsche zur Frage, wie sich der Aufsichtsratsvorsitzende auf die HV vorbereiten soll

Der Beitrag zum Nachlesen:

Prof. Zetzsche:
"Der Aufsichtsratsvorsitzende sollte sich unbedingt vorbereiten, weil die Hauptversammlung eine Sondersituation ist.
Es wird wenige Situationen geben, in der normalen Tätigkeit des Aufsichtsratsvorsitzenden wo er so direkt mit Menschlichkeiten konfrontiert ist und gleichzeitig eine so wesentliche rechtliche Funktion einnimmt.
Ich empfehle immer eine Kombination von rechtlicher und nichtrechtlicher Vorbereitung. Zunächst einmal sollte man sich einen Überblick über die inhaltlich aktuellen, evtl. heißen Themen des Unternehmens verschaffen. Zum Beispiel sollte man sich über angekündigte Fragen von Aktionären und Stimmrechtsvertretern informieren lassen, entweder über die Rechtsabteilung oder über das Investor Relations Department. Man sollte aktuelle Presseberichte des Unternehmens gelesen haben und grundsätzlich wissen, mit welchen Themen das Unternehmen derzeit befasst ist. Dann würde ich mich über eventuelle Gespräche mit wesentlichen Aktionären oder Stimmrechtsberatern informieren wollen und insbesondere deren Positionen mir auch erklären lassen.
     Als drittes empfehle ich ein Coaching - insbesondere zu Sondersituationen, das ist dann auch eine Information darüber, wie man sich gegebenenfalls in anstrengenden Situationen zu verhalten hat. (Denn): Aufsichtsratsvorsitzende sind häufig autoritätsgewohnte Personen und kennen direkten Widerspruch nicht, - jedenfalls nicht aus der täglichen Praxis. Beim Coaching geht es auch darum, dem Aufsichtsratsvorsitzenden seine menschlichen und rechtlichen Grenzen aufzuzeigen und deshalb seine Lösungswege vielleicht etwas zu justieren. Ein einfaches Raster, damit wird es in der Hauptversammlung nicht funktionieren. Er muss sich also auf seine rechtlichen Berater stützen, sein Back-Office und wenn er einfach nicht weiter weiß, vielleicht auch einfach mal eine Pause machen, um sich zu überlegen, wie man jetzt weitermacht. Dann würde ich immer empfehlen, dass man sich kurz in die Technikversammlungsleitung einführen lässt, insbesondere wenn man in einem modernen Hauptversammlung eine Technik hat, um die Redezeit zu beschränken, um Signale zu geben, um eine Verknüpfung mit dem Back-Office herzustellen."
     Man sollte auch einen Überblick über den Ablauf des Abstimmungsverfahrens und das Zusammenspiel mit dem Notar haben. Man soll auch wissen, dass der Notar nicht der bessere Rechtsberater ist, sondern eine Dokumentationsperson.
     Es empfiehlt sich auch die persönliche Kontaktaufnahme mit den wesentlichen Akteuren einer Hauptversammlung im Unternehmen. Das ist zum Beispiel neben dem Notar insbesondere der Leiter des Back-Office, der Chief-Leagel-Council evtl. der Leiter des Front-Offices, also derjenige, der im Versammlungssaal dann die Weisungen ausführt - insbesondere für die Exekution von möglichen Disziplinarmaßnahmen (hat das) eine Bedeutung; und es kann auch sinnvoll sein, den Chef der Sicherheit mal kurz gesehen zu haben, wenn man den nicht ohnehin kennt."

Prof. Noack:
"Wer dieses Amt übernimmt, muss sich angemessen vorbereiten. Es gibt die gesetzliche Pflicht, dann, wenn man übernommen hat, die Versammlung zu einem guten Ende zu bringen.
Ich muss schauen, wie die organisatorischen Grundlagen belegt sind:
Ist der Notar bestellt, falls ich einen brauche?
Ist das Teilnehmerverzeichnis vorbereitet?
Ist ordentlich eingeladen worden?
Sozusagen der Rahmen der Versammlung, steht der? Bevor ich die Versammlung eröffne, muss ich mich vergewissern, dass die Einberufung und die sonstigen Umstände korrekt sind.
Dann kann ich eröffnen. Sonst nicht."

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